标题要提纲挈领。切忌使用含义不清、胡乱浪漫的标题，例如：“嘿！”或是“收着！”。最好写上“来自某某公司的邮件，年、月、日”，以便对方一目了然又便于保留。

电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格。开头要有问候语，但问候语的选择比较自由，像“你好”、“Hi”，或者仅仅是一个简单的称呼，结尾也可随意一些，比如“以后再谈”、“祝你愉快”等；也可什么都不写，直接注上自己的名字。但是，如果你写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好！”结尾要有祝福语，并使用“此致/敬礼！”这样的格式。

内容简明扼要。针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字、每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。

一定要清理回复的内容。美国加州一位传播学专家摩根女士曾举例说：“我最近收到一份电子邮件，其中包括了辗转收送的12个人的姓名，我实在没有必要知道这些信息。”

如果需要发送英文电子邮件，切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟，这仍是种文字沟通方式，遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。